ฟังก์ชั่น Vlookup มีรูปแบบการใช้ ดังนี้
Vlookup (lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Vlookup(ค่าที่ต้องการค้นหา, ตารางที่บรรจุค่าที่ต้องการค้นหา, คอลัมน์ที่ต้องการแสดงผล, รูปแบบการค้นหา)
lookup_value(ค่าที่ต้องการหา) คือค่าที่จะนำไปเปรียบเทียบ การอ้างถึงใช้ตำแหน่งของ Cell
table_array (ตารางที่บรรจุค่าที่ต้องการค้นหา) คือตารางข้อมูลที่ต้องการค้นหา
col_index_num(คอลัมน์ที่ต้องการแสดงผล) เป็นตัวเลขตำแหน่งแถวที่ต้องการให้แสดงผล
range_lookup (รูปแบบการค้นหา) มี 2 ค่า คือจริง หรือ TRUE และ เท็จ หรือ FALSE
• ถ้าเป็นจริง หรือ TRUE คือต้องการให้เปรียบเทียบแบบใกล้เคียง นั่นคือ Excel จะนำค่ามาเปรียบเทียบกับค่าในตารางที่ใช้เป็นเกณฑ์ ถ้าไม่พบค่าที่เท่ากัน ก็จะถือเอาค่าตัวต่อไปที่ใกล้เคียงที่สุด ที่มีค่าน้อยกว่าค่าที่นำมาเปรียบเทียบ
• ถ้าเป็นเท็จ หรือ FALSE คือต้องเป็นการเปรียบเทียบที่เหมือนกัน หรือ เท่ากันเท่านั้น
• ถ้าไม่เติม จะถือว่ามีค่าเป็นจริง
วิธีการ
1. เปิดโปรแกรม Excel ใหม่ และพิมพ์ข้อมูลคะแนนนักเรียน ดังต่อไปนี้
2. ที่ E1:F6 ให้พิมพ์เกณฑ์ในการเปรียบเทียบ ดังนี้
ดังนั้น จากเกณฑ์ในตาราง แสดงว่า มีการตัดเกรด ดังนี้
o คะแนนต่ำกว่า 50 ได้เกรด 0
o 50-59 ได้เกรด 1
o 60-79 ได้เกรด 2
o 80-89 ได้เกรด 3
o 90-100 ได้เกรด 4
3. ที่ C2 ซึ่งเป็นตำแหน่งที่จะนำเกรดมาแสดง ให้พิมพ์ดังนี้ =VLOOKUP($B2,E2:F6,2,TRUE)
$B2 เป็นการอ้างถึงตำแหน่งข้อมูล ที่เป็นคะแนนของนักเรียน ในกรณีนี้ เนื่องจากว่าคะแนนอยู่ในคอร์ลัมน์ B จึงอ้างอิงแบบ Absolute Referencing เพื่อไม่ให้ค่าเปลี่ยนแปลงไปเมื่อมีการคัดลอกสูตร
E2:F6 คือข่วงตารางเกณฑ์ที่จะนำไปเปรียบเทียบ ตารางมี 2 คอร์ลัมน์ คอร์ลัมน์ที่ 1 เป็นค่าที่จะนำคะแนนมาเปรียบเทียบส่วนคอร์ลัมน์ที่ 2 เป็นค่าที่จะส่งคืนว่าได้เกรดอะไร
2 เป็นตัวเลขตำแหน่งแถวที่จะคืนค่า คือ เกรด นั่นเอง
TRUE ต้องการให้เปรียบเทียบแบบใกล้เคียง เพราะคะแนนของนักเรียนส่วนใหญ่จะไม่เท่ากับเกณฑ์หรือ จุดตัดคะแนนที่กำหนด ดังนั้นจึงต้องให้เป็นการเปรียบเทียบแบบใกล้เคียง คือ จะนำคะแนนมาเปรียบเทียบกับข้อมูลในตารางคอร์ลัมน์แรก
4. เมื่อ Enter จะเห็นเกรด 1 ปรากฎที่ C2 ซึ่งเป็นตำแหน่งที่ระบุไว้ตั้งแต่แรก
5. ทำการคัดลอกสูตร มาไว้จาก C3 จนถึง C6 ก้อจะได้เกรดของนักเรียนทุกคน
